Офис-менеджер (Казахстан)

Документооборот и делопроизводство

• Подготовка поручений водителю для отправки документации в магазины (доверенности, приказы, акты передачи, акты сверок, возвратные документы и прочие документы.).
• Заказ курьерских услуг (СДЭК) для отправки документов за пределы г. Алматы.
• Архивирование бухгалтерских учетных документов (кассовые книги, первичная бухгалтерская документация) и передача в архивную компанию.
• Сканирование, нумерация, распечатка и передача на подписание служебных писем, документов (по поручению директора, главного бухгалтера, менеджера кадрового администрирования).
• Присвоение номеров исходящей корреспонденции.

Поставщики и закупки

• Сбор заявок от сотрудников на канцелярские принадлежности, заказ питьевой воды, хозтоваров, мебели в офис.
• Формирование заявки на оплату в 1 С КА запрос счёта от поставщика (касаемо п.2.1).
• Отправка/получение закрывающих документов от поставщиков, счетов на оплату (в рамках помощи, не как основная обязанность). Возможна периодическая помощь, но только по согласованию со своим непосредственным руководителем.
• Заказ грузового транспорта через Яндекс.Корп (по запросу, если сотрудники магазинов не справляются).

Работа с договорами

• Ведение реестра договоров.
• Сохранение электронных копий договоров в общей папке на диске.
• Отправка договоров контрагентам.

Командировки

• Заказ билетов и бронирование гостиниц через оператора/агента (EXPRESS AIR)
• Взаимодействие с поставщиком EXPRESS AIR в части пополнения аванса

Взаимодействие с офисом и IT

• Прием и координация приходящих людей в офис.
• Связь с администрацией Бизнес-центра по хозяйственным вопросам.
• Связь с провайдером (Аспан Телеком), взаимодействие с IT-поддержкой по сбоям интернета , а также взаимодействие с поставщиком касательно ремонта оргтехники.
• Выполнение поручений директора ТОО, главного бухгалтера и менеджера по кадровому администрированию.

• Знание специфики ведения документооборота;
• Знание устройства офиса и принципы его зонирования;
• Знание сферы деятельности и виды ответственности работников офиса;
• Знание основ документационного обеспечения управления и основы делопроизводства;
• Знание принципов организации снабжения офиса;
• Знание требований законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;
• Опыт работы на аналогичной позиции 1-2 года;

• Оформление согласно ТК РК;
• График работы: 5/2;
• Современный и комфортный офис;
• Заботу о твоем здоровье (ДМС со стоматологией);
• Корпоративное обучение;
• Скидки на продукцию бренда;
• Максимум возможностей для профессиональной самореализации;
• Дружный коллектив, открытую корпоративную культуру.